Sie haben einen großen Berg Arbeit vor sich, der nicht kleiner zu werden scheint? Die Zeit reicht nicht aus, um alle Aufgaben zu bewältigen? In unserem heutigen Artikel verraten wir Ihnen, wie Sie mit einem effektiven Zeitmanagement alles unter einen Hut bekommen – und am Ende hoffentlich noch Zeit für die schönen Dinge des Lebens haben.
Wenn die Zeit davon läuft…
Zeitmanagement ist eigentlich ein irreführender Begriff. Zeit lässt sich im eigentlichen Sinn nicht managen, sie vergeht immer gleichschnell: 60 Minuten pro Stunde, 24 Stunden pro Tag, 7 Tage pro Woche. Doch wir haben einen Einfluss auf die Art und Weise, wie wir diese Zeit verbringen. Zeitmanagement kann definiert werden als Strategien, um die Zeit bestmöglich zu nutzen. „Bestmöglich“ ist dabei bezogen auf das, was Ihnen wichtig ist, was Sie glücklich macht oder wie sonst Sie dieses „bestmöglich“ definieren möchten. Wenn die Zeit Ihnen häufig davon läuft und Sie ständig stark gestresst sind, so sollten Sie sich fragen, was Sie verändern können. Häufige Probleme, die Personen daran hindern, Ihre Aufgaben fristgerecht abzuarbeiten und die Zeit effektiv zu nutzen sind z.B. die Folgenden:
- Aufschieben von Aufgaben
- Mangelnde Planung
- Schwierigkeiten, Nein zu sagen
- Ablenkungen, Unterbrechungen
- zu wenig Delegation
- mangelnde Ordnung am Arbeitsplatz
- zu wenige Pausen
- unklare Ziele und Prioritäten
- Unterschätzung der Aufgabendauer
- Mangelnde Berücksichtigung von Leistungsschwankungen über den Tag
- Gleichzeitige Bearbeitung verschiedener Aufgaben
Sicherlich werden Sie sich in einigen dieser Punkte wiederfinden. Kein Mensch hat ein „perfektes“ Zeitmanagement, jeder Mensch verschwendet hin und wieder Zeit oder verfolgt einen unpassenden Zeitplan. Doch Zeitmanagement kann man lernen. Im Folgenden verraten wir Ihnen, wie Sie Ihr Zeitmanagement optimieren können.
Aufgabenplanung: Was ist wichtig? Was ist dringend? Was kann weg?
Das Eisenhower-Prinzip ist eine mögliche Vorgehensweise bei der Zeitplanung. Notieren Sie Ihre zu erledigenden Aufgaben und überlegen Sie sich für jede Aufgabe, ob diese wichtig oder wenig wichtig, dringend oder wenig dringend ist. Aufgaben die wichtig und dringend sind, sollten Sie am besten sofort selbst erledigen. Aufgaben die wichtig aber wenig dringend sind, sollten Sie selbst später erledigen (am besten notieren Sie dafür einen Termin). Aufgaben die wenig wichtig aber dringend sind, sollten Sie, falls möglich an kompetente andere Personen delegieren. Aufgaben die nicht wichtig und nicht dringend sind, brauchen Sie nicht zu bearbeiten. Prioritätensetzen ist eine sehr wichtige Kompetenz des Zeitmanagements. Sie sollten den Mut haben, Aufgaben an andere abzugeben und Unwichtiges zu streichen.
Schließlich sollten Sie größere Aufgaben oder Projekte in kleine Teilschritte zerlegen, da Sie so einen Überblick über deren Umfang bekommen und die Motivation für kleine Arbeitsportionen in der Regel höher sein wird.
Der Zeitplan – Weniger ist mehr
Notieren Sie die zu erledigenden Aufgaben, z.B. für den morgigen Tag. Schätzen Sie deren Dauer und bringen Sie die Aufgaben in eine für Sie passende Reihenfolge. Setzen Sie genaue Zeiten an und berücksichtigen Sie bei der Aufgabenreihenfolge eventuell auch die Schwankungen Ihrer Leistungsfähigkeit über den Tag. Wenn Sie am frühen Nachmittag gewöhnlich ein „Mittagstief“ erleben, so sollten Sie in dieser Zeit eher einfache Routineaufgaben bearbeiten. Weiterhin ist das Einplanen von Pufferzeiten sehr wichtig, denn viele Aufgaben dauern länger als man denkt und es kommen immer wieder auch spontane Aufgaben hinzu. Es wird empfohlen, 60% Ihrer Zeit konkret zu verplanen und die restlichen 40% sollten für unerwartete und spontane Aufgaben reserviert werden. Diese Zahlen klingen vielleicht überraschend für Sie, aber das Prinzip hat sich in der Praxis bewährt. Und wenn Sie einmal früher mit Ihren Aufgaben fertig sind, wo werden Sie sicher auch dankbar dafür sein.
Nachdem Sie Ihre Planung aufgestellt haben (dies sollte nur wenige Minuten pro Tag in Anspruch nehmen), können Sie die Liste abarbeiten. Um den Überblick zu behalten und die Motivation aufrecht zu erhalten, können Sie jeden Punkt der Liste abhaken, den Sie erledigt haben.
Pausen einplanen
Pausen sind enorm wichtig, um Ihre Konzentrations- und Leistungsfähigkeit aufrecht zu erhalten. Darüber hinaus wirken Sie sich positiv auf Ihre Motivation aus und sind häufig die kleinen „Ziele“ im Arbeitsalltag. Machen Sie lieber mehr kurze Pausen als wenige lange Pausen, denn dies wirkt sich vor allem positiv auf die Konzentration aus. Sie werden weniger Leistungseinbußen haben und effektiver arbeiten können.
Störungen identifizieren und beseitigen
Weiterhin können Sie im Alltag ganz bewusst darauf achten, was Sie bei der Arbeit stört und ablenkt. Unterbrechungen stören den Arbeitsfluss und die Konzentration und Sie benötigen anschließend wieder Zeit, um sich erneut in die Aufgabe einzufinden. Störungen können z.B. Telefonanfragen oder unangemeldete Besuche sein oder durch Lärm verursacht werden. Überlegen Sie sich, ob das Einrichten von konkreten Besuchs- und Telefonzeiten für Sie möglich und sinnvoll ist und besprechen Sie dies mit Ihrem Vorgesetzten. Versuchen Sie häufige Störungen durch bestimmte Reize zu beseitigen. Achten Sie auch auf Ihr Verhalten, z.B. häufige Besuche in sozialen Netzwerken oder das Abrufen privater E-Mails. Sie sollten diese Ablenkungen während der Erledigung wichtiger Aufgaben in Zukunft vermeiden, damit Sie sich besser auf die Arbeit konzentrieren können.
Belohnen Sie sich!
Belohnen Sie sich für die geleistete Arbeit. Tun Sie dies während der Arbeitspausen, nach der Arbeit und besonders für das Erreichen wichtiger Ziele! Finde Sie heraus, was für Sie als Belohnung gilt und wenden Sie dies ganz bewusst an. Beispiele können das Schauen eines guten Films oder das Treffen von Freunden sein. Nutzen Sie die Belohnung als Entspannung und machen Sie dies nicht in Hektik, wenn Sie (gedanklich) schon bei der nächsten Aufgabe sind.
Auch die gemeinsame Zeit mit der Familie oder Freizeitaktivitäten und Hobbies können für Sie als Belohnungen gelten. Ein Ausgleich in der Freizeit ist im Übrigen auch allgemein wichtig, um Stress abzubauen und gesund zu bleiben. Zeit für Familie und Hobbies sollten Sie ebenfalls als feste Termine in Ihren Zeitplan aufnehmen.